情報共有のためのメール一括送信をPADで自動化しました
小売業で倉庫在庫管理を担当しています。
倉庫の在庫を過不足なく管理するために、毎週月曜日に先週までの実績と倉庫の在庫数量、今後の倉庫への納品スケジュールを1シートにまとめたエクセルデータを納品している各取引先へ情報共有としてメール配信しています。
元々は社内用に倉庫在庫の一元管理表として作成しているものを、取引先毎に分割して
メール配信するため、ファイルの分割・メール配信と手間がかかり送信先の取引先数も一人あたり20～30社、総勢5名のメンバーで実施しているため非常に手間がかかります。
そのため本来は倉庫在庫が販売数量に対して足りているか？いないか？納品スケジュールは今のままで問題ないか？など先週までの実績を見て分析・判断・調整をしなければならない時間が圧迫され、見切り発車で判断を余儀なくされるなど業務に支障をきたしているという実情があります。
この課題は、今回学習したPower Automate Desktopにより可能になると考え、実装に取組ました。ファイルの分割作業は取組の中でマクロ化するという協力者により別途実現しました。
このマクロ化と自動化によりこれまで週12時間かけていた時間を週1.5時間で完了出来るようになり、月間42時間の時間短縮が可能となります。
削減した時間を本来の実績分析・スケジュール調整の判断・取引先との調整の時間に充てることができるようになり、本来の業務内容をより濃いものとすることが実現出来るようになりました。
今後も単純作業は出来るだけ自動化し、人がやらなければならないこと（判断業務・調整）に充てる時間をより増やすことでさらに余裕ある実務が出来るように精進します。