PADとマクロでPDFファイルの共有時間を短縮！
制作物の紹介
PADとマクロを駆使して、事務作業の時間短縮とセキュリティ強化に取り組みました。
※事務作業：検査機関から本社宛に送られてきたPDFファイルを、本社から現場に送る作業
■PADで自動化した作業
①メールに添付されたzipファイルをダウンロードする
②zipファイルのパスワードを解除する
③zipファイル内にあったPDFファイルの内容を読み取る
④読み取った内容を元にしてファイル名を書き換える
⑤ファイルを連番にする
■マクロで自動化した作業
⑥④で書き換えたファイル名をもとにExcelで一覧表を作成する
⑦重要な部分に色を付ける（2回目以降の陽性者やO157など）
⑧一覧表をもとにメールを作成する（本文・宛先の自動作成）
※社内の情報や個人情報が含まれるため、画像が添付できず申し訳ございません。
※③のPDFファイルの書き換えは、下記サイトを参考にしました。
※PAD内のPower ShellやVBAのコードは、ChatGPTに生成してもらいました。
また、本社から現場にPDFファイルを送る際、今までは「PPAP」という方式で送っておりセキュリティが弱かったことに制作の過程で気が付き、Teamsにアクセス権を設定して共有することにしました。
※PPAP：「メールでパスワード付きのZIPファイルを送り、あとで別メールでパスワードを送る」といったファイル共有方法
なぜそれを作ろうと思ったのか
- この作業はほぼ毎日発生し、少なくとも15分かかるから。
- 担当者4人の中に部長と統括マネジャーも含まれており、忙しい中で手を煩わせている作業だったから。
- 私自身も担当者の一人であり、自分が取り組んだ際に「時間をかけるべき業務ではない」と感じ、メイン担当者にヒアリングしたところ、メイン担当者も同じように考えていたから。
制作してみた結果
- 少なくとも15分かかる作業が25秒に短縮できた。 ⇒1か月あたり約6時間半の時間短縮
- セキュリティが強化された。
- メールの数が減った。 ⇒重要なメールを見逃す可能性が減る。
今回の最終制作を通して、周囲の人にすぐに相談することで、自分では気付くことができなかった課題を発見できることが分かりました。
また、周囲の人に繰り返し相談することで、今まで遠慮がちだった自分を少しずつ変えることができました。
これからも引き続き身の回りの課題を発見するところから始め、小さな課題から1つずつデジタルを駆使して解決し、最終的に会社全体に波及させたいです。