気まぐれUiPathの お知らせパトロール自動化 ～ChatGPTのマクロを添えて～
気まぐれUiPathの お知らせパトロール自動化 ～ChatGPTのマクロを添えて～
概要
私はDX推進グループに所属しており、グループウェアシステムの運営管理が主な仕事です。
その仕事の中にお知らせパトロールというものがあります。
お知らせのパトロールとは、私たち管理者がフィルターボタンの設定されていないお知らせを見つけ、発信者に修正依頼のメールを送る作業になります。
このパトロール業務に関して、感覚的にはそれほど時間がかかっていないためこれまで手動で行ってきましたが、お知らせは1日に約100件投稿され、それを毎日行っているため、単純計算でも月に約11時間かけていることが分かりました。
この作業時間を少しでも短縮する為、UiPathを使用したロボットの作成にチャレンジしました。
ロボットの完成目標
ロボットの完成目標は、フィルターボタンが設定されていないお知らせをリスト化し、メールにそのファイルを添付してチームメンバー宛に送信することです。
工夫したポイントは、抽出したデータの整理になります。
抽出したデータの中で、フィルターボタンが設定されていないお知らせだけを表示させるため、Excel内でフィルターの設定をロボットに操作させようとしましたが、上手く操作することができませんでした。
そこで、あらかじめマクロを作成し、ロボットに実行させることにしました。
マクロについては全く知識がなかったため、AIチャットサービス「ChatGPT」を利用して、マクロのコードを作成してもらいました。
このマクロを実行させてからファイルを保存し、メールに添付して送信します。
結果
できあがったロボットを同僚に見てもらい、アドバイスをいただきました。
お知らせの中でも「回答付きお知らせ」の場合だけ、フィルターボタンの項目のUIが移動してしまい、エラーになってしまうため、「回答」の項目があるかどうかをロボットに認識させることで、分岐パターンを追加しました。
これにより、「回答付きお知らせ」の場合でも正しく情報が抽出されるようになりました。
同僚からは
- Excelリストに必要な情報がほぼ載っているので時短できて楽
- メールアドレスもリストの中に入っているともっと使いやすい
- フィルターボタンの付け忘れチェックで、店舗の連絡もれが防げる
- チェック担当者の負担が軽減される！！うれしい！！
といった感想や意見をいただきました。
今回作成したロボットにより、お知らせ確認作業の月約4時間、作業時間を削減することができます。目標としていたロボットを完成させることで、お知らせパトロールの自動化に1歩近づくことができました。
今後の課題としては、修正依頼のメール送信まで自動化ができれば、より多くの作業時間を削減することができます。
メール送信作業も自動化を目指してロボットの追加修正をしていきたいと思います。