見える化で変える!資料作成のプロセス

見える化で変える!資料作成のプロセス

制作物の紹介


会議の資料作成をチームで行うためのNotionを活用した見える化・一元管理
メインの4つの機能
①スケジュール管理 
資料着地にに向けた1か月前キックオフ~会議までスケジュールの見える化
②タスク管理    
資料着地に向けたやること一覧と役割分担の見える化 
※Teamsを活用しての資料集約フローを構築
③数値分析     
昨年の商品数値動向の把握 NtionDBのフィルター機能で必要な数値のみ表示
※GASを活用してNotionDBへの入力自動化を構築
※NotionAPIとChatGPTを活用してコードを生成してGASのコードを生成
④チラシ分析    
競争店の昨年のチラシのDB化 ギャラリービューでの時系列表示でわかりやすい 
 

制作背景


職場の課題:個人の頼った資料作り 過度な個人への負担 会議前日は深夜まで労働も発生
      さらにチームの人員が一名減になり、個人の力ではもうどうにもならない状態!
課題解決のためチームでの資料作成へ上司と相談して変更を決定
Ntion活用による見える化・進捗管理を実施して、チームでの資料作成プロセスをつくりあげる!
 

制作の成果


望んでいたチームでのプロセスに変わった!
メンバーにNotionのワークスペースに入ってもらい、目的を共有し、
スケジュール管理・タスク管理、 進捗の見える化をしたことで
チームでのプロセスにかえることができた!
メンバーがアラームをならしたり、フォローしたり、タスクにコミットしたり、
個人ではできないチームでの力が発揮されました。
また、今まで全くなかったチームミーティングも月2回開催され、
日々のコミュニケーションの質もあがりました。
Notionを活用してミーティングしたことで
決定事項が個人のタスクまでおち、管理されるので、
メンバーのコミットメントも高まりました!