個人情報管理のデジタル化〜毎日の押印からの解放〜

個人情報管理のデジタル化〜毎日の押印からの解放〜

制作物の概要

 
QRコードとGoogle Apps Script(GAS)を活用し、
個人情報ファイルの管理をデジタル化しました。
ファイルに貼ったQRコードをスマホで読み取るだけで、
確認した時間がスプレッドシートに自動で記録されます。
「いつ誰がチェックしたか」が一目瞭然になる、シンプルな仕組みです。
 
 

制作のきっかけ

 
「このファイル、本当に毎日ちゃんと確認できてる?」
紛失が許されない個人情報の管理が、
担当者の目視と押印頼りになっている現状に、
こんな疑問を持ったのがスタート地点でした。
現場からは「毎日のハンコが大変…」という声が絶えず、
デジタル化の時代に管理方法だけが取り残されている状況を、何とか変えたい。
そんな想いから、「押印と紙の管理」にサヨナラをしよう!と
このシステムを考えました。
 
 

このシステムがもたらした効果

 
  • 毎日の押印から解放!
  • ファイルの確認時間が正確に記録され、管理が明確に
  • うっかり確認を忘れても、自動で通知が来るから安心
  • 押印用の管理シートがなくなり、ペーパーレスに貢献
 
 
 

今後の展望

 
今回の取り組みをきっかけに、さらに先の改善を見据えています。
  • もっと効率的に!
    • 今は一冊ずつQRコードを読み込む手間がありますが、
      将来的にはRFID(ICタグ)などで、複数ファイルを一括でチェックできる仕組みも
      検討したいです。
  • 管理の仕組みを、根本から見直す
    • ファイルに綴じる前の書類や、ついメールに書いてしまう個人情報など、
      店舗全体の情報管理のあり方を根本から見直す必要があると感じています。
  • 「そもそも、なぜ紙なのか?」を考える
    • 「本当にこの書類は印刷が必要?」「紙で保管しなくてはいけない理由は?」
      一つひとつの業務にそう問いかけながら、より安全でスマートな働き方を
      目指して改善を進めていきます。
 
 

最後に。。。

 
「面倒だなぁ」「これ、大変なんだよな…」
誰かがそう口にしたら、それは「もっと良くできるよ!」という改善のサインです。
 
大切なのは、「何を作るか」を考える前に、
「みんなが何に困っているのか?」を見つけること。
もしかしたら、長年の習慣で、誰も「困っている」
とすら感じていないかもしれません。
でも、「今までこうだったから」という理由だけで、そのやり方を続ける必要なんてない
私たちは、そんな「当たり前」を疑う視点を大切に、
これからも仕事に取り組んでいきたいと思います!