LINE Bot活用による、催事業者さんとの紙のやり取りゼロ化への挑戦
制作の背景
当社の店頭で出店販売を行う「催事業者」さんとのやり取りには、多くの紙を使った業務があります。しかし、それらにかける時間・費用は馬鹿にならない量であり、可能な限りデータのみのやり取りとし、管理を簡略化したいと考えていました。
やりたいことまとめ
課題を解決するために選んだツールがLINE Botです。
何故LINEを選んだか、というと、一つ目にデジタルが苦手な方にもLINEの浸透率は高く使ってもらいやすいこと、二つ目に先ほど紹介した、書類を分類し、データ保管をする仕組みが作れる可能性がある、という点です。
実装したい流れは下記の通り。
完成品：GASを活用した、LINE Botによる画像受信・保存・返信の「催事業者さんBot」
ネット検索の他、ChatGPTや担任の皆さまからのアドバイスをいただき、GASを活用することで全ての実装ができそうだ、という気付きを得て、先に説明した流れをすべて実装した「催事業者さんBot」を作成いたしました。
もらったフィードバック、課題について
①提出・未提出状況がわかるようになると良い
②たまに違う結果で保存されるので、改善を希望
現時点での改善結果と目標（月間あたり）
現状は・・・
- 協力社：10社（全催事業者中、約1割）
- 紙削減枚数：約180枚
- 作業削減時間：約20分
- 削減費用：約10,000円
目標は・・・
- 協力社：約100社（全催事業者）
- 紙削減枚数：約1,400枚
- 作業削減時間：約3時間
- 削減費用：約75,000円
ただし、目標達成のためには一つ大きな課題があり、それを解決しなくてはなりません。
会社に要望したこと
Google Driveがセキュリティの関係上、社外やり取りができない状態となっているため、様々な業務改善を阻害する要因となっており、解禁を要望しました。
今後も業務改善だけでなく、チームの変革、そして会社の変革に繋げるべく、自らの行動変革を常に意識していきます。