案件進捗管理アプリ ~タスクの一元化で情報収集をラクに!~

  • 制作物の紹介
今回、GlideとGoogleスプレッドシートを使用し、案件進捗管理アプリを作成しました。
  • なぜそれを作ろうと思ったのか
代理店との案件では制作管理ツールがあります。 しかし、それ以外の商品部やメーカーとのやり取りにはそういったツールはなく、メールでのやり取りが中心となっています。
現状の課題のフローとなります。
案件の相談・連絡がメールで届きます。 エクセルなど必要情報がファイルに記入されています。 毎週一回定例会議があるので、パワーポイントに情報を都度集約し報告します。 最終的に案件が多くなってくると、報告資料作成に時間がかかります。 案件を推進させることより進捗管理に時間をとられているため、そこの工数を削減したいと考えました。
また、対象のユーザーをアプリに招待することによりアプリ上でのやり取りを可能にすることで何度もやり取りする中で発生する、膨大なメールの中から必要な情報を抽出する作業を削減できると考えました。
 
  • 制作してみた結果
制作にあたり様々な課題があり、ひとつずつ改善を行いました。
サイクルを回していく中で周囲のメンバーからフィードバックをもらいました。最初はメニューに画像がなかったのですが、やはりわかりづらいとご指摘。 媒体資料の写真を掲載することで視覚的に内容を把握しやすくなりました。 また、担当者を招待制にすることでツール内でのやり取りで完結しメールのやりとりのカット。アプリ内のスプレッドシートを共有することで、週一回の定例会議に使用する案件進捗シートを新規で作成する作業を削減することに成功しました。
今後も継続して改善を図りたいと考えています。