申請承認フロー自動化へ
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申請承認フロー自動化へ

📜制作物紹介

Power Automateを使用して申請承認フローを制作しました。

申請承認フロー流れ

  1. Microsoft Formsで申請者が申請します。
  1. 承認者へ承認依頼メールが送信されます。
  1. 承認・否認を選択したら申請者へ結果が通知されます。
  1. 通知と同時に社内のマイページに投稿させている共有のExcelに自動反映。

⚙️制作背景

紙申請が多すぎる！！！

私は人事総務部に所属し、主に勤怠系の仕事を担当しています。
その中でも「○○申請」を「○○対策書/理由書」の回収作業が多いわけですが、
ほぼ紙でやり取りをしています！。。。なんとアナログな。。。
紙でのやり取りだと押印確認作業が送付と上司不在なども含め3日~1週間かかりすぐに申請者へ結果を通知することができません。ましてやその後不備があった場合は差し戻しも込みで倍以上の時間がかかります。また私1人の業務だけでも1ヶ月100枚近くの書類が届きます。紙ってかさばるし、なによりもったいない。

よって今回時間外申請書を自動化へ

✏紙→デジタル化　効果

今回紙申請の中でも「時間外申請書」（※時間外は上司承認のもと実施するためその時に使用する申請書）をデジタル化に挑戦しました。
試運用なので私が所属しているグループ内で行いました。申請者が申請書に記載するのと入力する時間はほぼ短縮されませんでしたが申請してから承認されるまでほぼ押印いらず、上司外出中でもメールで承認依頼が飛ぶので事後承認が発生しませんでした。また全てメール・データで申請承認作業をしているので紙が一切不要となりました。

🎃今後🎃

今回プロトアウト研修でたくさんのシステムを勉強する入口を教えてもらいました。
今後は継続して学び、制作しいろんな人を巻き込んで発信していきたいと思います。
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