電子注文書で発注処理を完全ペーパーレスに

制作物の背景
私が所属する会社はショッピングモールの運営・施設管理を行っている会社です。そのため、清掃会社さんやイベント屋さん等、他の協力業者さまとの連携が必要不可欠です。弊社が協力業者さまへ向けて「注文書」を発行することが契約締結の上で重要で、その数は月100件にも上ります。今回はその注文書を完全ペーパーレス化するシステムを構築しました。
 
制作物の紹介
使用したツールは上記の通りです。
今回、Power Automate WEB版にあった「承認フロー」をベースに、作成しました。トリガー等でShare Point、Teamsと最初から紐づいています。「電子注文書」だと味気ないので、『発注大臣』と名前を付け、デジタルに抵抗がある方でも親しみやすいようにしました。
 
自動化以外の業務改善
ただ単に自動化させるのではなく、プロトアウトセミナーを通して得た「自考力」を活かしました。従前の紙注文書には決裁者の印影がありましたが、経理部へ経理処理上必要が無いことを確認し、承認時にPower Automateに保存される電子情報を本人が確認(=押印)した印としました。
制作の結果
  • 紙の削減:500枚/月 ⇒ 0枚/月
  • 決裁者が出張中でも承認可能になり、業務スピードが向上
  • 電帳法対応で増えた発注後の作業をフローに組み込むことで自動化し、業務時間削減・ストレスから解放
  • (従前ミチミチになっていた決裁者のレターボックスがスッキリし、ボックスの裏に滑りこんで迷子になる注文書が無くなった)