承認をデジタルで 紙の申請書をなくす

承認をデジタルで 紙の申請書をなくす

■制作物の紹介

承認をもらう工程をデジタル化しました。紙書類を回覧して行う承認作業をPowerAutomateクラウドフローを利用してデジタル化、申請者はFormsからの申請・承認者はTeamsの承認機能を利用してデータでやりとりするワークフローを作成しました。承認後、申請者は結果をメールで確認、管理者はSharePointリストから申請書の検索・閲覧ができます。

■なぜ作ろうと思ったか?

いまだに紙の申請書で承認をもらうケースがあり、システムで行える承認に比べて時間がかかるほか、申請書類の検索の手間・印刷コスト等問題を抱えています。しかも書類が多岐にわたり、個々の書類毎のシステムを作ると煩雑になると考え、汎用的に使えるツール制作によりこれらの課題解決を図ろうと考えました。

■制作してみた結果

ツールの運用ができれば、部内で、年間4,800枚の用紙削減、2,000時間の承認待機時間の削減につながる見込みです。PowerAutomateの基本的なフローが完成しました。「申請書上で承認されたことの明示」「承認後のファイル改ざん対策」「複数承認への対応」等が残課題としてあり、タイムスタンプやPDF化への対応などフローの改良を行って本番運用につながるようにしていきたいです。