自動化でみんなの時間をクリエイト

自動化でみんなの時間をクリエイト

制作物の紹介

Power Automate DesktopとVBAで、情報管理リストの自動ダウンロード・更新モデルを作成しました。制作にあたっては、VBAコードを取得する際は適宜Chat GPTも活用しています。
 
自動化を通じて、雑務による時間消費を軽減。チームメンバーがクリエイティブな思考に時間を使えるようになることを目的としています。
 
課題に当てはめるとこうなります。
 

なぜつくろうと思ったのか

 
商業施設では管理している情報が膨大です。
特にExcelで管理しているデータの量が多く、テナント様や設備の更新など、内容の更新も頻繁です。一方でその管理は属人的で、毎回手動で更新しています(気づいたときに誰かがする。10分/回かかる)。身近でみんな不満に感じているのに、手入れされていない課題の一つでした。
最新のデータをダウンロードし、見やすいリストに変える時間もかかる。
 

この課題で取り組むことを決めた理由

大きく3つあります。
1 .チーム内でのヒアリングであがった課題である
2.Excelは全員馴染みがあるため、すぐにプロトタイプを作成し、フィードバックを得やすい(細かくサイクルを回してたくさん意見をもらいたかった)
3. VBA、PADにチャレンジすることで、その他の雑務にも応用が利くモデルをつくることができる
 

制作してみた結果

 
定量的には効果は明らかでした。
  • 1回あたりの作業時間削減 10分 ⇒ 1分半
  • ログイン ⇒ データダウンロード ⇒ 保存 はワンクリック
  • リスト成形はVBAコードコピペで一発
 
課題として見えたのは、PADという触れたことのないツールに対して、デジタルアレルギーや、体で覚えた作業方法を、みんなに克服、更新してもらうことです。
 
手ごたえとしては、実装 ⇒ 試用 ⇒ 感想 ⇒ 改良のサイクルを細かく回したことで、発信力や巻き込み力に自信がついたこと、そして多くのメンバーに携わってもらったことで、チーム全体に業務改善の意識が浸透し始めたことです。