申請業務の簡略化～PowerAutomateで三方よしの会社をめざす～
わたしは小売業の人事部で働いています。
今回取り組んだことは、社内で申請される申請書のデジタル化です。
具体的には、社内145名からバラバラとメールで申請される「勤務変更届」の自動化に取り組みました。
課題
元々は部下が作成したExcelの申請書を上司が人事部にメールで送付することで受付する運用を行っていましたが、上司がメールを見逃すと人事部まで連絡が届ない、申請者自身も実際に申請がなされているのかわかりにくいという課題点がありました。
そして何より人事部内でも誰がいつ対応を行ったのかが曖昧になり、モレが発生しやすい状況が常態化していました。
作成したもの
今回はPower Automateというツールを使用し申請フローの簡略化に挑戦しました。
申請者がFormsのアンケートに申請内容を入力すると、自動的に上司へ承認問い合わせの連絡が行われます。
承認をされると同時に、申請者には承認・再申請の通知がメールで送付されます。
そして人事部にはパワーオートメイトによって、必要な情報がTeamsで通知されると同時に、Excelへ自動で記録される仕組みを作成しました
今後の取り組み
現段階はフローの骨組みができただけの状態です。
ここから実運用にむけて、さらに周囲の方の意見を取込みながら作成を続けたいと思います。