生成AI・ChatGPTを活用してExcelマクロを作成〜請求明細作成ツール〜
2日分の作業量をたったの5分に！時間と手間の削減に成功！
今回のトレーニングにおいて様々なデジタルツールを学びました。
私は請求明細を作成する際のExcel作業を自動化するために、ChatGPTの助けを借りながらマクロで自動化することに取り組みました。
作成工程内のExcel作業をマクロにします。
1：実績表を受領 ※請求先の項目がない
2：社内システムへ突合するためにデータの修正が必要←Excel作業
3：請求先を特定
4：請求金額計算
5：会社ごとのデータを作成←Excel作業
完成したものをフィードバックを受けてブラッシュアップ
一度できたマクロを周囲の方に試してもらい意見をもらうことで、ただマクロコードを作って作業を楽にするだけではなく、「誰でも使えるものになるとさらに良くなるね」という意見をもらえたことで、もう一歩踏み込んだものを作ることに成功しました。
マクロコードを変更することなく指示シートとなるものを作り、削除したい行は何行目かの数字を入力したり、追加した列に入力したいことを指示シートの方に入力することで、その内容をマクロが読み込み実行するという汎用性のあるマクロを作成できました。
明細作成マクロ
請求先と金額が確定できた状態から、1社ごとのシートとデータを作成します。
この作業がとても手間がかかります。
1：会社名でフィルタをかける
2：新しいシートに転記していく
3：合計金額の関数を入れるなど、明細としての体裁を整える
4：シート1つ1つを、それぞれデータとして作成する
この一連の作業を自動化したところ、8社分の作業を10秒で完了しました。
成果
8社分 30分かかっていたものを10秒に！
24社分 90分を30秒に！
240社分 900分を300秒に！
※900分＝15時間＝2日分
※300秒＝5分！
効率化を実現できたことで周囲の意識や視点に変化が起きました。
それぞれの業務の中で自動化できることがあるかもしれないという希望を持ってもらえたり、デジタル化を身近なものに感じてもらうことができました。
最後に。属人化を変革の強みに。そしてデジタルの民主化を広めたい。
デジタル化や業務の効率化には「意識の変革」が必要不可欠です
既存のやり方・在り方をいい意味で疑い、新しい目で見てみることで課題解決の糸口に気づくこともできます。
また、今回制作したものは属人化した業務でした。
同じくこの業務をしている同僚に聞いたら以下のように話していました。
この作業にまつわるあれやこれやを
1：教えづらい
2：教えるなら自分でやった方が早い
3：誰にでもやりやすければ属人化する必要がない
4：特定の人のみの作業
5：面倒なことが多いけど仕方ないし、やるか・・・
6：改善策を考える余裕も時間もないから毎月この作業の繰り返し
7：「こうなったらいいのに」はあるけど、そんなことできないだろう（諦め）
こういうことが属人化していく「種」なんだなと知る機会になりました。
今回はプロトタイプ作成の機会に、属人化しているノウハウと実務者の経験からくる理想をミックスし、知見のシェアをすることで初めに考えていたプロトタイプより進化していきました。
この一連を自分たちの手で実現していけるということをさらに広めて行こうと思います。