Glideでルーチンワークをデジタル化
Glideでルーチンワークをデジタル化
私は小売業に勤めており、Glideでアプリを作りルーチンワークをデジタル化しました。私は上司や部下の依頼内容をとにかくメモするメモ魔だったので、当初は自身のメモ書きをもっとラクにしたかったのですが、部署内にも聞くと引継ぎ問題とスケジュール管理問題が見えてきたので、
①引継ぎ問題
②スケジュール問題
③メモ書き機能
以上の3点をGlideにまとめることにしました。
制作したもの（動画）
①投稿機能（画像）
入力内容は以下になります。
①誰から
②誰に
③投稿タイトル
④投稿内容
⑤投稿日時
⑥必要な場合は画像
投稿日時の新しい順に一覧の上側にリスト化されていきます。
確認者ボタンを押すことで確認済みの方と未確認の方が一目でわかるようにしています。
②スケジュール機能
進捗や補足説明をコメントで説明できるようにもしています。こちらも確認者ボタンで未確認者が分かりやすいようにしています。
③メモ機能
こちらはそれぞれが仕事中に忘れたくないことを個人的にメモしておく機能です。
制作した結果
1）メリット
①アプリのためスマホさえあればいつでもどこでも確認可能②情報確認する場所をアプリ1つに集約できた③検索バーがあるため記憶があいまいでもキーワード検索でヒットできる
ノートのしまっている場所まで移動せずとも情報確認できるため、時間短縮ができました。また、引継ぎと今日行うことの確認書類が分かれていたため、こちらも1つにまとめることで時間短縮となっています。最後は記憶があいまいだったとしてもキーワード検索で過去の引継ぎやスケジュール内容を確認することができます。
アプリ機能によりのメモもスマホでいつでも確認と情報の更新ができるようになり、パソコンでの事務作業時間が短くなり、売場内での業務時間が増加しました。部署内でも引継ぎの未確認者が分かりやすくなったため、「確認した？」の声掛け確認も促しやすい環境にすることができました。全員がスケジュールの確認のしやすさから先を見越した業務を行ないやすく、業務の下準備を行なう業務の逆算行動をとりやすくなりました。
2）部署内の反応
スケジュールアプリを使用している方もいましたが、「誰が見たのか確認できる機能はないので確認ボタンはいいですね」と言っていただけました。アプリ内容は当初ToDoリストを作ろうと思っていましたが、メンバーからはカレンダー機能のほうが人気でした。自身の必要と思う機能と求められている機能の違いを感じることができ、実際にみんなの声を聴く重要性を感じることができました。
4.制作してみて思ったこと
1）Glideについて
今回はGlideを使用してアプリ制作を行ないましたが、Glideの中身のデータの作り方はExcelとなっており、Excelであれば通常業務でも毎日使用しているためとっつきやすいツールでした。
自身の困っている業務課題をまとめて一つに集約し、自身の業務課題に特化したアプリを比較的簡単に作ることができました。
2）内容はデジタルだけど、やっぱり人のつながりが大事
アプリ制作にあたり、部署内のチームメンバーにどんな問題があるのかを聞いてみたり、制作したアプリを都度試してもらったり、上司や部下からアドバイスをもらったり、自分の視点にはなかった着眼点があったりと助けられる場面が多々ありました。アプリの機能も部署内のメンバーの助けになればと作ったものでもあるので、内容はデジタルですがアナログなつながりも大事だとも感じました。