振替起案を効率化!  「振替業務自動化 ツール」の作成
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振替起案を効率化!  「振替業務自動化 ツール」の作成

振替起案を効率化!「振替業務自動化ツール」

🔶制作物のご紹介

今回制作したものは、Excelを活用した【振替業務自動化ツール】です。
このツールは「振替業務」を効率化することを目的としています。
 
 
 
制作にあたり、誰でも簡単に操作できるという点で最も一般的な「Excel」を活用しました。
パワークエリパワーピボットを使用してデータベースを作成し、シート1枚で振替対象の店舗を簡単に比較が可能なシートを作成しました。データ更新も自動化して煩雑なデータ処理の時間を削減。次にVBAマクロを使用して振出店舗と受入店舗を仕分け最適な振替数量を自動起案させています。
シンプルかつ実用的なツールにするために、部署のメンバーからのフィードバックをもとに試行錯誤し改良を重ねました。

🔶制作の背景

私の部署は衣料営業部として店舗をサポートしています。
「振替」とは商品を不振店舗から好調店舗に移動して店舗間の在庫効率を是正し、売上や荒利益を最大化することです。
元々振替業務には①煩雑な商品データの処理 ②経験則に依存した属人化という2つの課題があります。直近の組織改革によって衣料品全体を一元管理することになり、担当範囲が広く経験則が
通用しないという課題に直面しました。
その解決策として【誰でも簡単に操作でき、振替対象を自動起案できるツール】の作成を目指しました。

🔶試用してみた結果

完成版を部署のメンバーに実際に試してもらった結果、『簡単な振替起案には使える』とのこと。また店頭ですぐ使えるので『振替起案のハードルが下がった』との声を頂きました。このツールの使用で起案時間の短縮はもとより、振替起案の属人化の解消への第一歩となりました。
 

🔶今後の展望

今回の取り組みは「起案」の精度も低くまだまだ始まったばかりです。研修で学んだチーム全体を巻きこんでフィードバックをもらう大切さを活かし、実務で通用するレベルまでブラッシュアップを目指します。今後はチーム全体で他の業務にもデジタルの改善を波及していきたいと思います。